Segnali digitali

Il processo di trasformazione della Pubblica Amministrazione, con l’introduzione di una cultura di semplificazione delle procedure e di miglioramento tecnico funzionale, ha costituito e costituisce un mutamento profondo nell’organizzazione dell’attività lavorativa.

Nell’ambito di questo processo il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti durante le varie attività, è uno dei punti fondamentali della riforma della P.A. e identifica la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro…

Il processo di trasformazione della Pubblica Amministrazione, con l’introduzione di una cultura di semplificazione delle procedure e di miglioramento tecnico funzionale, ha costituito e costituisce un mutamento profondo nell’organizzazione dell’attività lavorativa.

Nell’ambito di questo processo il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti durante le varie attività, è uno dei punti fondamentali della riforma della P.A. e identifica la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici, a cui la normativa statale fin dal 1997 ha conferito pieno valore giuridico.

I vantaggi di questo processo sono numerosi e non riguardano solo il risparmio nelle spese per la produzione, l’invio e la gestione dei documenti.

Creare archivi digitali facilita infatti la semplificazione dell’azione amministrativa, attraverso la velocizzazione e lo svolgimento lineare dei processi, la trasparenza, attraverso la conoscenza degli atti e la chiarezza dei processi, l’accesso ai documenti e agli archivi.
Raccogliere i documenti digitali in fascicoli elettronici facilmente accessibili è un’efficace misura di prevenzione e riduzione del rischio di corruzione.

Archiviare e conservare i flussi documentali in forma digitale è infine un fattore fondamentale per garantire nel tempo l’integrità, la provenienza, la reperibilità dei documenti.

Su questo tema, dal 2004, ARPAT ha avviato e portato a termine una serie di azioni di riorganizzazione e digitalizzazione dei documenti e dei flussi documentali al fine di aderire al dettato normativo, costruire di un archivio unico e coerente, ridurre l’uso della carta e rendere più efficienti i flussi documentali interni, il tutto garantendo nel tempo la validità e la sicurezza dei documenti: è infatti la corretta tenuta del sistema documentario a garantire l’affidabilità dei documenti e la loro autenticità, ovvero la certezza dei diritti.

Questo documento vuole essere il bilancio di questo progetto a dieci anni dal suo avvio.