Il processo di trasformazione della Pubblica Amministrazione, con l’introduzione di una cultura di semplificazione delle procedure e di miglioramento tecnico funzionale, ha costituito e costituisce un mutamento profondo nell'organizzazione dell’attività lavorativa.

Nell'ambito di questo processo il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti durante le varie attività, è uno dei punti fondamentali della riforma della P.A. e identifica la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti informatici, a cui la normativa statale fin dal 1997 ha conferito pieno valore giuridico.

I vantaggi di questo processo sono numerosi e non riguardano solo il risparmio nelle spese per la produzione, l'invio e la gestione dei documenti.

Creare archivi digitali facilita infatti la semplificazione dell'azione amministrativa, attraverso la velocizzazione e lo svolgimento lineare dei processi, la trasparenza, attraverso la conoscenza degli atti e la chiarezza dei processi, l'accesso ai documenti e agli archivi.
Raccogliere i documenti digitali in fascicoli elettronici facilmente accessibili è un'efficace misura di prevenzione e riduzione del rischio di corruzione.

Archiviare e conservare i flussi documentali in forma digitale è infine un fattore fondamentale per garantire nel tempo l’integrità, la provenienza, la reperibilità dei documenti.

Su questo tema, dal 2004, ARPAT ha avviato e portato a termine una serie di azioni di riorganizzazione e digitalizzazione dei documenti e dei flussi documentali al fine di aderire al dettato normativo, costruire di un archivio unico e coerente, ridurre l’uso della carta e rendere più efficienti i flussi documentali interni, il tutto garantendo nel tempo la validità e la sicurezza dei documenti: è infatti la corretta tenuta del sistema documentario a garantire l’affidabilità dei documenti e la loro autenticità, ovvero la certezza dei diritti.

Questo documento vuole essere il bilancio di questo progetto a dieci anni dal suo avvio.

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